Los impuestos pueden ser un tema abrumador para muchos afiliados. Con distintas regulaciones, numerosas deducciones y el temor a las auditorías, es fácil sentirse abrumado. Sin embargo, comprender los impuestos es fundamental para maximizar sus ganancias y garantizar que su empresa cumpla con las normas.
Si bien los impuestos pueden parecer complicados, comprender sus obligaciones y aprovechar las deducciones puede beneficiar significativamente su negocio de marketing de afiliados. Si lleva registros precisos, se mantiene informado y busca asesoramiento profesional cuando lo necesite, puede simplificar el proceso impositivo y maximizar sus ganancias. Recuerde que pagar impuestos es parte de la gestión exitosa de un negocio y, con el enfoque adecuado, puede abordar este aspecto con facilidad y confianza.
Como dice el viejo refrán, no es lo que ganas, sino lo que conservas. Esto es tan cierto en el marketing de afiliados como en el resto del mundo empresarial. En este capítulo, queremos asegurarnos de que esté familiarizado con sus obligaciones fiscales y las grandes oportunidades de ahorro de impuestos que tiene a su disposición. Pero primero, veremos cómo configurar su negocio de afiliados.
Tenga en cuenta que crear una empresa no es tan difícil y que existen recursos que pueden ayudarlo. Por supuesto, puede consultar con un profesional en materia de impuestos o un contador público certificado (CPA), pero también existen recursos gratuitos. Diríjase a la Small Business Administration (www.sba.gov) de su zona y solicite una consulta gratuita con un asesor de SCORE. SCORE es el Cuerpo de Ejecutivos Jubilados (www.score.org).
Esta guía desglosará los aspectos esenciales de los impuestos para los vendedores afiliados, ayudándole a navegar por este panorama complejo con confianza.
Preparando su negocio para los impuestos
Antes de comenzar a pagar y presentar impuestos, debemos hablar sobre su negocio de marketing de afiliados como entidad legal. Después de haber trabajado en su negocio durante todo el año y haber realizado un buen trabajo de mantenimiento de registros, es hora de hacer sus impuestos. Es bueno programarlos antes del 15 de abril.
La estructura empresarial más sencilla: ¡tú!
La forma más sencilla de presentar la declaración de impuestos es como particular, técnicamente como contratista independiente. Esto también se conoce como empresa “1099”, ya que ese formulario se utiliza para declarar un pago a una persona que no es un empleado (los empleados declaran sus ingresos mediante el formulario W2).
Muchas personas creen que para iniciar un negocio es necesario completar un montón de papeleo, registrarse como corporación y pasar por muchos obstáculos solo para colgar un cartel de “abierto al público”. ¡No es así! En lo que respecta al IRS, puedes tener un negocio siempre que tengas un nombre legal, un número de identificación fiscal (como tu número de Seguro Social) y quieras ganar dinero en serio. (Solo no olvides pagarles (al IRS) su parte cuando comiences a obtener una buena ganancia).
Con este estado, usted es una empresa unipersonal y declara esta actividad (ingresos y gastos junto con ganancias/pérdidas netas) en el Anexo C, que se adjunta a su Formulario 1040.
La segunda estructura empresarial más sencilla: el DBA
Además de utilizar su nombre como título comercial (consulte la sección anterior), descubrirá que tiene mucho sentido registrar un nombre comercial. En este punto, todavía es un propietario único, pero con un nombre comercial, puede hacer más.
El registro de un nombre comercial también se denomina registro de un “DBA”, que significa “Doing Business As” (haciendo negocios como). También se conoce como presentar un certificado o registro de “nombre comercial ficticio”. De cualquier manera, está ahí para que usted pueda reclamar un nombre para su empresa bajo el cual pueda llevar a cabo sus actividades comerciales.
¿Por qué un DBA? En primer lugar, algunas jurisdicciones estatales o locales pueden exigirlo (según el tipo de negocio). Además, un DBA es una opción de marketing; te ayuda a vender lo que ofreces. Por ejemplo, si tienes un negocio de marketing de afiliados en el nicho de la informática y operas en ese mercado como “Repuestos y accesorios para ordenadores”, te resultará más fácil dar una imagen profesional que si fueras John Smith, por ejemplo, por supuesto, sin querer ofender a las personas que usan este nombre y apellido.
Cómo registrar un DBA y abrir una cuenta bancaria comercial
Además, al formalizar tu nombre comercial como DBA, puedes llevar ese formulario de registro a tu banco y abrir una cuenta comercial para poder aceptar pagos, transferir fondos, obtener préstamos, etc. bajo tu nombre comercial.
El registro de una DBA se realiza generalmente a nivel de condado o de estado. Puede llamar o visitar el edificio de la oficina principal del gobierno de su condado o el capitolio estatal para registrarse. Por supuesto, también ayuda realizar una búsqueda en línea.
La Administración de Pequeñas Empresas (SBA) lleva un registro de todos los estados y sus requisitos de presentación de DBA. Puede obtener más información en su sitio web, www.sba.gov. Además, si obtiene un DBA y luego necesita una cuenta bancaria, le recomendamos que considere abrir su nueva cuenta corriente comercial en una cooperativa de crédito porque, por lo general, cobran menos y aún ofrecen algunos de los servicios básicos que necesita una pequeña empresa.
Después de obtener su DBA, también debe obtener un número de identificación fiscal para el mismo. Los números de identificación fiscal son emitidos por el IRS y usted puede obtener uno para su DBA con el Formulario SS-4, “Solicitud de Número de Identificación de Empleador” (puede descargar este formulario en www.irs.gov/pub/irs-pdf/fss4.pdf).
El siguiente nivel: Sociedades de responsabilidad limitada, corporaciones y sociedades
Dado el alcance de esta publicación y la simplicidad inicial del marketing de afiliados, la condición de empresa unipersonal, con o sin DBA, es suficiente para la mayoría de los principiantes. Sin embargo, si su negocio va bien, debería considerar la posibilidad de pasar a una estructura más formal, como una corporación o una sociedad de responsabilidad limitada (LLC). Creemos que estas son excelentes estructuras comerciales y que una de ellas puede ser ideal para usted, dada una variedad de factores, como consideraciones personales, leyes fiscales, preocupaciones de responsabilidad, etc.
Para ayudar a los principiantes a sopesar los pros y contras de constituirse en sociedad frente a otras formas de estructuras comerciales legales, visite el sitio de la Administración de Pequeñas Empresas en www.sba.gov y el del Cuerpo de Servicio de Ejecutivos Jubilados (SCORE) en www.score.org para obtener más ayuda e información.
Cómo gestionar los impuestos sobre las comisiones de marketing de afiliados
En el primer o segundo año de marketing de afiliados, tendrás una pérdida neta o una ganancia neta, por lo que debes saber cómo gestionarla:
- Si tiene una pérdida neta (sus gastos totales son mayores que sus ingresos totales), esa pérdida es al menos beneficiosa desde un punto de vista fiscal, ya que la pérdida reduce su ingreso tributable, lo que a su vez reduce su obligación tributaria.
- Cuando tienes una ganancia neta (el objetivo principal, ¿verdad?), debes tener en cuenta los impuestos que debes pagar.
Impuestos federales sobre la renta
Cuando obtiene una ganancia neta en su negocio de marketing de afiliados, esto se convierte en un hecho imponible (ese hecho tiene lugar el 15 de abril). Afortunadamente, si obtuvo una pequeña ganancia, el impuesto a las ganancias no lo llevará a la quiebra. Además, entran en juego otros beneficios fiscales que ayudan a proteger, compensar o incluso eliminar el posible impuesto a las ganancias federal.
Digamos, por ejemplo, que la ganancia neta de su negocio fue de $3000, ese fue su único ingreso y usted es soltero. La deducción estándar, por ejemplo, para 2019 fue de $12 200 (si presenta la declaración como soltero) y de $24 400 (si presenta la declaración como casado que presenta la declaración de manera conjunta). Dado que la deducción estándar es mayor que los ingresos de su negocio, no hay impuesto federal sobre la renta para ese año. Pero es probable que haya un impuesto sobre el trabajo autónomo sobre la ganancia neta de $3000.
Impuestos federales sobre el trabajo autónomo
La mayoría de los emprendedores principiantes no conocen los impuestos federales sobre el trabajo autónomo, pero deberían conocerlos. El impuesto sobre el trabajo autónomo (SE), también conocido como “impuestos de la Seguridad Social y Medicare” o “FICA”, es un impuesto de hasta el 15,3 por ciento de los ingresos netos imponibles de la empresa. Puede ser un impuesto elevado si no está familiarizado con él y no está preparado para pagarlo.
Digamos, por ejemplo, que tuviste un buen año en tu negocio de marketing de afiliados y obtuviste una ganancia neta de $10,000. El impuesto federal a las ganancias puede no ser tan oneroso, ya que también tendrás una deducción estándar, una exención personal y posiblemente otras deducciones que podrían reducir los ingresos imponibles, lo que también reduciría tu posible obligación tributaria federal a las ganancias.
En el ejemplo anterior (ingreso neto de $10 000), su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia sería el 15,3 por ciento de $10 000, o $1530. Ahora bien, si estuviera preparado, haría pagos estimados trimestrales de impuestos para reducir el sufrimiento financiero. Pero ¿qué sucedería si no lo hubiera previsto?
Los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia se declaran en el Anexo SE (Formulario 1040). Para obtener más información, consulte con su representante fiscal o visite www.irs.gov/pub/irs-pdf/f1040sse.pdf. En resumen: cuando vea que va a obtener ganancias, pregúntele a su representante fiscal cómo manejar la obligación tributaria antes de tener que pagar el monto.
Impuestos estatales y locales
Los impuestos estatales y locales no suelen ser más complicados que los impuestos federales, pero es fácil pasar algo por alto. En serio, a menos que seas muy diligente con el papeleo, los plazos de presentación, etc., probablemente sea una buena idea trabajar con tu representante fiscal dada la complejidad.
La mayoría de los estados cuentan con una agencia de desarrollo económico (o una agencia similar) que fue creada para fomentar el desarrollo empresarial y tratar de hacer que sea lo más fácil posible realizar negocios y lidiar con las diversas burocracias estatales y locales. El sitio web www.usa.gov tiene un directorio con enlaces a los sitios web de los 50 gobiernos estatales más los territorios. A su vez, estos sitios web suelen tener enlaces o información de contacto para condados y municipios.
Impuestos sobre las ventas
Como afiliado obtiene ingresos de comisiones relacionadas con la afiliación, normalmente no se encuentra con el impuesto sobre las ventas. Pero en el caso de que su negocio de marketing de afiliados se expanda y usted se convierta en comerciante y comience a ofrecer productos (físicos o digitales), entonces es posible que tenga que lidiar con ello.
El impuesto sobre las ventas suele ser recaudado por una autoridad fiscal estatal o local y suele ser un porcentaje del importe de la venta. Si vende un producto que cuesta 100 dólares y el impuesto sobre las ventas es del 7 por ciento, por ejemplo, entonces se le deben cobrar al consumidor 107 dólares. Luego, debe remitir el importe del impuesto sobre las ventas (mensual o trimestralmente) a la autoridad fiscal correspondiente. Tenga en cuenta que usted (su empresa) no paga el impuesto sobre las ventas, pero está obligado a recaudarlo y remitirlo a las autoridades fiscales.
Una forma de mantenerse informado sobre los impuestos a las ventas y cuestiones relacionadas es a través de lugares como las asociaciones, que suelen ser de las primeras en enterarse de las normas e impuestos pendientes que afectan a las empresas. Dos organizaciones que se encuentran entre las primeras en ver estos cambios en su radar son la Asociación Nacional de Pedidos por Correo (www.nmoa.org) y la Asociación de Marketing Directo (www.thedma.org). Por supuesto, su asesor fiscal o contador también debe estar al tanto de los cambios pendientes.
Profundizando en las poderosas deducciones fiscales
Como regla general, los gastos en los que incurre en nombre de su empresa son deducibles de impuestos. El IRS señala que para que un gasto sea deducible, debe ser “ordinario y necesario” para su empresa. Si bien existen algunas áreas grises en este sentido, creemos que usted conoce su empresa tan bien como cualquier otra persona y decidir cuándo un gasto es ordinario y necesario en su empresa no debería ser una decisión difícil. Por supuesto, si no está seguro, consulte con su asesor fiscal.
Sabemos que la pesada idea de pagar impuestos puede hacerte sentir un poco nervioso, pero no temas. Hay buenas noticias en las regulaciones fiscales. Hay muchas deducciones fiscales jugosas disponibles para ti, y la primera está justo en tu propia casa.
Deducción de gastos de oficina en casa
Una de las deducciones más atractivas para los emprendedores que trabajan desde casa es la deducción por oficina en el hogar. Puede llegar a representar miles de dólares para usted, así que échele un vistazo. Lo bueno de esto es que al utilizarla, ¡está convirtiendo efectivamente parte de los ingresos de su negocio en ingresos libres de impuestos!
La deducción por oficina en casa es una deducción especial y cada propietario de un negocio desde casa debe hacer un esfuerzo concertado para calificar para ella.
Tenga en cuenta que existen literalmente millones de empresas legítimas que funcionan desde el hogar (ya sea que alquile o sea propietario) que, sí, legítimamente, reclaman la deducción por oficina en el hogar. ¡El IRS incluso le indica cómo hacerlo! Los detalles completos se encuentran en la Publicación 587 del IRS (titulada “Uso comercial de su hogar”).
He aquí un ejemplo: supongamos que usted es inquilino y alquila un apartamento de cuatro habitaciones, y su alquiler mensual es de 1.350 dólares. Usted utiliza una de esas habitaciones de forma regular y exclusiva para su negocio desde casa. Supongamos que paga 150 dólares al mes en servicios públicos. Para completar este ejemplo, supongamos también que para este negocio, los ingresos netos son de 4.000 dólares (10.000 dólares menos 6.000 dólares de gastos comerciales habituales y deducibles). Tenga en cuenta que, para un negocio desde casa, la deducción por oficina en casa se calcula después de calcular los ingresos y gastos habituales.
Maximizar el ahorro fiscal con la deducción por uso del hogar: un ejemplo práctico
Así es como este ejemplo toma la deducción de oficina en casa:
El alquiler anual total es $16,200 (12 × $1,350).
Los gastos de servicios públicos anuales totales son $1,800 (12 × $150).
El alquiler anual total y los servicios públicos son $18,000 ($16,200 más $1,800).
El veinticinco por ciento de su superficie habitable se utiliza como oficina en casa (una habitación de cada cuatro; supongamos que las habitaciones son, en general, iguales).
Entonces, su deducción por oficina en casa es de $4,500, lo que representa el 25 por ciento de $18,000.
Recuerde que antes de aplicar la deducción por oficina en casa, usted ve que el negocio generó un ingreso neto de $4,000 (del párrafo anterior).
Y lo mejor de todo es que la deducción de 4.500 dólares por la oficina en casa compensa totalmente los 4.000 dólares de ingresos comerciales, y el ingreso neto imponible del negocio es 0 dólares. ¡Genial!
Poderoso beneficio fiscal
En el último paso, tenga en cuenta que los $4000 de ingresos comerciales son dinero en efectivo en su bolsillo, y la deducción por oficina en el hogar de $4500 lo hace libre de impuestos. Lo bueno de esto es que, independientemente de si tenía el negocio en el hogar o no, todavía iba a pagar el alquiler y los servicios públicos. Pero ahora que tiene un negocio en el hogar, esa deducción por oficina en el hogar se convierte en un poderoso beneficio fiscal.
Aquí hay un punto más. En el último paso, solo se utilizaron $4000 de la deducción total de $4500 por oficina en el hogar (solo se necesitaban $4000). Lamentablemente, no puede usar esa parte de $500 para generar una pérdida fiscal. Sin embargo, puede trasladarla para usarla en un año posterior. ¡Genial!
La deducción por oficina en el hogar implica mucho más que nuestro sencillo ejemplo, pero creemos que te darás una buena idea de los beneficios fiscales. Para obtener más información, consulta la Publicación 587 del IRS en www.irs.gov/pub/irs-pdf/p587.pdf.
Desglosamos las deducciones de afiliados más comunes
A continuación se muestra una lista de los gastos deducibles de impuestos más comunes que la mayoría de los afiliados suelen afrontar en sus actividades comerciales diarias:
- Software informático y aplicaciones relacionadas con los negocios
- Costos de conexión a Internet y gastos relacionados con Internet
- Tarifas de diseño y programación web
- Material de oficina
- Uso comercial de teléfonos y otros dispositivos de comunicación
- Costos de publicidad, marketing y promoción
- Pagos a otros afiliados, subafiliados y revendedores
- Honorarios profesionales (legales, fiscales, etc.)
- Publicaciones comerciales (online y offline)
- Tarifas por microtareas relacionadas con el negocio (creación de un blog o sitio web)
- Gastos de envío y franqueo
- Tarifas del programa de membresía empresarial
Ver otras deducciones empresariales habituales
Además de la lista anterior de gastos de afiliados deducibles de impuestos comunes, aquí hay otros gastos que generalmente son deducibles de impuestos:
- Uso comercial de automóviles
- Kilometraje, peajes y gastos de estacionamiento relacionados con el negocio
- Viajes de negocios
- Comidas de negocios
- Conferencias empresariales y actividades educativas
- Salarios, sueldos y otras compensaciones a los empleados
- Pagos a contratistas independientes
- Costos relacionados con la preparación de impuestos comerciales
- Pequeñas herramientas y equipos de oficina utilizados para su negocio.
- Suministros para crear artesanías para revender.
Por supuesto, hable con su representante fiscal sobre otros posibles gastos deducibles. Para obtener más detalles sobre los gastos comerciales, visite la Publicación 535 del IRS (Gastos comerciales) en www.irs.gov/pub/irs-pdf/p535.pdf.
Manteniendo buenos registros
Llevar un registro correcto es tan importante como hacerse un chequeo anual y comer sano. Cuando llegue el momento de informar sobre la actividad de su empresa en su declaración de impuestos, su sistema de registro será invaluable.
Por supuesto, debes llevar un registro correcto y pedir siempre un recibo (o un registro digital de PayPal). Dado que cada vez se realizan más transacciones en línea, los recibos se están volviendo cada vez más digitales que el papel. Los recibos pronto pasarán de ser una colección de carpetas manila desordenadas y cajas de zapatos a algo tan simple como una unidad flash (o una carpeta de archivos en el disco duro de tu computadora).
En cualquier caso, debe conocer los requisitos de documentación de respaldo y las pautas de mantenimiento de registros del IRS. Para obtener más detalles al respecto, obtenga la Publicación 583 del IRS titulada “Starting a Business and Keeping Records” (Inicio de una empresa y mantenimiento de registros) (disponible en www.irs.gov/pub/irs-pdf/p583.pdf).
Investigando los beneficios fiscales de las pensiones
Ya sea que dirija un negocio de artesanía desde la mesa de su cocina o que esté lanzando una corporación multinacional que se extiende por todo el mundo desde su oficina en casa, tiene un poder real para generar riqueza con su negocio. Incluso si dirige un negocio desde su hogar, puede establecer un plan de pensiones que tenga más poder que una cuenta de jubilación individual (IRA) común y corriente.
Por ejemplo, existe el SEP-IRA (plan de jubilación individual simplificado para empleados). Una pequeña empresa puede crearlo y tener la posibilidad de ahorrar hasta $56,000 (el límite de 2019) por año. ¿Sabías que incluso puedes crear tu propio 401k? También existe el Plan Keogh, el Solo 401(k) y otros planes de pensión.
Este tema es demasiado complejo para cubrirlo adecuadamente en este post, pero lo mencionamos aquí para despertar tu curiosidad y con suerte hacerte entender que incluso los microempresarios tienen opciones que pueden aprovechar ahora o en un futuro cercano y que les ayudarán a generar riqueza en el largo plazo, todo ello impulsado por la decisión positiva de iniciar su propio negocio.
Puede obtener más información sobre los planes de pensión para pequeñas empresas del IRS consultando la Publicación 560 (“Planes de jubilación para pequeñas empresas”) en www.irs.gov/pub/irs-pdf/p560.pdf.
Revisión de recursos para ayudarle con sus impuestos
Lo sorprendente de las secciones anteriores es que apenas hemos arañado la superficie, pero si lo haces paso a paso con los consejos anteriores y los recursos que se indican a continuación, no deberías tener problemas. No intentes cubrirlo todo de una vez. Se sabe que los impuestos provocan crisis nerviosas, así que tómate tu tiempo. Tienes todo el año para familiarizarte con el tema.
Consulte las siguientes guías del IRS (todas fácilmente descargables desde www.irs.gov/publications):
- Publicación 17: ofrece una buena descripción general del Formulario 1040 e incluye referencias al Anexo C también
- Publicación 334 – Guía tributaria del IRS para pequeñas empresas
- Publicación 463 – Le ayuda a comprender las deducciones por viajes y entretenimiento, así como los gastos de automóvil y los obsequios comerciales.
- Publicación 535 – Cubre el mundo general de los gastos comerciales.
- Publicación 583 – Para contribuyentes que inician un negocio; también incluye información sobre el mantenimiento de registros y la obtención de un número de identificación fiscal
- Publicación 587: lo guía a través de la configuración de su oficina en el hogar y cómo aprovechar la deducción por oficina en el hogar; también incluye información sobre el Formulario 8829
- Publicación 946: Todo sobre la depreciación y la amortización
Los cursos de Paul Mladjenovic sobre impuestos para vendedores afiliados incluyen lo siguiente:
- Cómo hacer que cualquier gasto sea deducible de impuestos (www.ravingcapitalist.com/home/how-to-make-any-expense-tax-deductible)
- Kit de impuestos para la oficina en casa (www.ravingcapitalist.com/home/home-office-tax-kit)
Algunos sitios web que consideramos buenos incluyen los siguientes:
- TaxMama (www.taxmama.com)
- J. K. Lasser (www.jklasser.com)